Arrangementer

Hvert arrangement får sin egen side med billede, beskrivelse og tilmeldingsformular. Arrangementer vises også på forsiden og i listen på /arrangementer.

Opret et arrangement

  1. Gå til Arrangementer i sidebaren
  2. Klik Nyt arrangement
  3. Udfyld:
    • Titel — F.eks. “Info søndag” eller “Ny elev dag”
    • Slug — URL-venligt navn (auto-genereres fra titel)
    • Dato og Tidspunkt — Hvornår eventet finder sted (to felter)
    • Slutdato (valgfri) — Kun til arrangementer over flere dage, fx en tur på tre dage. Lad den stå tom hvis det er én dag. Med en slutdato viser siden “fra … til …”, og arrangementet bliver på hjemmesiden til og med sidste dag. Slutdatoen skal ligge efter datoen
    • Type — Kategori: Infodag, Infomøde, Åbent Hus, Gammel elevdag, Elevdag, Skitur og flere. I kan selv tilføje typer under Arrangementer > Skabeloner. Vælger I “Gammel elevdag”, sætter systemet resten op for jer. Se afsnittet nedenfor
    • Billede — Upload et billede til arrangementets hero-sektion
    • Kort beskrivelse — Vises i listevisning og som meta description
    • Indhold — Rich text HTML til selve detaljesiden (brug h2, p, ul osv.)
    • Vis tilmelding — Slå til/fra om der skal vises tilmeldingsformular
    • Sidste tilmeldingsdag (valgfri) — Man kan tilmelde sig til og med denne dag. Dagen efter lukker formularen, og siden viser “Tilmeldingen er lukket”. Lad den stå tom for at holde åbent til arrangementet starter. Fristen kan ikke ligge efter arrangementets dato
    • Aktiv — Synlig på hjemmesiden
  4. Klik Gem

Arrangement-detaljesiden

Hvert arrangement har sin egen side på /arrangementer/[slug] med:

  • Hero-billede med titel, dato, type og tidspunkt
  • Praktisk info i sidebar (dato, tid, type, adresse)
  • Indhold — den tekst du skriver i “Indhold”-feltet
  • Tilmeldingsformular (hvis slået til)
  • Andre kommende arrangementer nederst
  • Kalender-download (iCal)

Tilmelding

Når “Vis tilmelding” er slået til, vises en tilmeldingsformular direkte på arrangementets side. Hvilken formular afhænger af valget Hvem er arrangementet for?

Alle andre typer beder om årgang (9. eller 10.), ønsket linje (filtreres automatisk efter årgang) og skoleår. Tilmeldinger gemmes i CRM’et under CRM > Tilmeldinger og tæller med i jeres annoncemåling.

Siden /tilmelding viser en oversigt over kommende arrangementer og linker videre til det valgte arrangements tilmeldingsformular. Hvis der kun er ét aktivt arrangement, redirectes der automatisk.

Tilmeldingsfrist

Sætter I en Sidste tilmeldingsdag, står fristen over formularen (“Sidste frist for tilmelding er fredag d. 23. oktober 2026”). Fra dagen efter:

  • forsvinder formularen fra arrangementets side, og der står Tilmeldingen er lukket i stedet
  • hedder knappen på forsiden og på /arrangementer Læs mere i stedet for Tilmeld
  • står arrangementet ikke længere på /tilmelding

Arrangementet bliver på hjemmesiden til det er afholdt. Fristen regnes i dansk tid, så den lukker ved midnat efter den dag I har valgt.

Gammel elevdag og andre arrangementer for gæster

Vælg Gammel elevdag i Type-feltet. Så sker der fire ting af sig selv, og I får en grøn boks der bekræfter hvad der blev sat op:

  1. Formularen spørger om navn, email, telefon, antal personer og jubilæum. Den spørger ikke om årgang, ønsket linje eller skoleår, som er spørgsmål til kommende elever.
  2. Tilmeldingerne gemmes på arrangementet, ikke i CRM. I finder dem under Indhold > Arrangementer > Deltagere, eller ved at trykke på antallet af tilmeldte (fx 22 tilmeldte) ud for arrangementet.
  3. Der sendes ingen data til Facebook og Google. Det er det vigtigste ved valget: en gammel elevdag med 120 tilmeldinger ville ellers sende 120 falske “leads” ind i den måling jeres annoncer optimerer efter, og så begynder Facebook at lede efter flere mennesker som dem, i stedet for kommende elever.
  4. Skolen får en mail ved hver enkelt tilmelding, og deltageren får en kvittering.

Jubilæumsvalget står som standard til 10, 20 og 30 år. I kan rette holdene i feltet Hold der kan vælges på arrangementet: ét hold pr. linje. Næste års dag kan altså være 15, 25 og 40 år uden at nogen skal ind i koden.

Bemærk: Skifter I typen væk fra Gammel elevdag, forsvinder jubilæumsfeltet fra formularen. Allerede tilmeldte bliver liggende, og knappen Se deltagere bliver stående så længe der er nogen på listen.

Vigtigt: Sletter I arrangementet, slettes deltagernes oplysninger med det. Det er med vilje, så personoplysninger ikke bliver liggende efter dagen, men det kan ikke fortrydes. Hent listen som regneark først, hvis I skal bruge den.

Hvornår skal tilmelding slås fra?

  • Ny elev dag — kun for allerede optagne elever, kræver ikke tilmelding
  • Skitur / lejrskole — kun for nuværende elever
  • Interne events — events der ikke er offentlige

Tracking og konvertering

Når en besøgende tilmelder sig et arrangement for kommende elever, sendes der automatisk tracking-events. På et arrangement for tidligere elever og gæster sendes der intet, hverken ved tilmelding eller ved visning af siden.

  • Facebook Pixel — Lead-event sendes client-side
  • Facebook Conversions API (CAPI) — Server-side Lead-event med hashed brugerdata (email, fornavn, IP) for bedre attribution
  • Google Ads — Konverterings-event sendes client-side

Opsæt Facebook CAPI

  1. Gå til Facebook Events Manager
  2. Vælg dit Pixel → Settings → Generate Access Token
  3. Kopiér tokenet
  4. Gå til Indstillinger i Tavly → indsæt i feltet Facebook CAPI Token

Vigtigt: CAPI sender data server-side, så det virker selv med adblockers og iOS 14+ tracking-begrænsninger. Det giver markant bedre data til Facebook Ads.

Opsæt Google Ads konvertering

  1. Gå til Indstillinger i Tavly
  2. Indsæt dit Google Ads ID (format: AW-XXXXXXXXX)
  3. Opret en konverteringshandling i Google Ads med label “tilmelding”

Se tilmeldte

Arrangementer for kommende elever:

  1. Gå til CRM > Tilmeldinger
  2. Filtrér på arrangement
  3. Se alle tilmeldte med kontaktinfo, antal personer og besked

Arrangementer for tidligere elever og gæster:

  1. Åbn arrangementet
  2. Klik Se deltagere
  3. Filtrér på jubilæum for at se holdene hver for sig. Eksportér til Excel giver en fil til navneskilte og bordplan

Slet en tilmeldt

Har en person tilmeldt sig ved en fejl eller meldt fra, så tryk Slet yderst til højre i rækken og bekræft. Personen forsvinder fra listen med det samme, og antallet falder.

  • På Gammel elevdag slettes deltagerens oplysninger helt.
  • På Elevtilmeldinger slettes kun tilmeldingen. Kontakten bliver i CRM, og planlagte påmindelser til tilmeldingen sendes ikke.

Sletningen kan ikke fortrydes. Vil I hellere gemme at en forælder har meldt fra, så åbn kontakten og sæt tilmeldingen til Aflyst i stedet.

Antallet af tilmeldte vises også på arrangementslisten og på forsiden af admin, præcis som for de almindelige arrangementer.

Deltagere på gammel elevdag

Deltagere står på deres egen liste: Indhold > Arrangementer, og derfra antallet af tilmeldte (fx 22 tilmeldte) ud for et arrangement af typen Gammel elevdag. Øverst på siden kan I skifte mellem Elevtilmeldinger og Gammel elevdag.

Listen virker som tilmeldingslisten: søgefelt, filtre I kan vælge flere ting i, og Eksportér til Excel. Filtrene bygges af arrangementets egne felter, så har I et jubilæumsvalg på formularen, kan I filtrere på det.

De to lister er bevidst adskilt. En forælder der tilmelder sig en besøgsdag giver samtykke til at skolen må kontakte dem. En gammel elev giver kun samtykke til det ene arrangement. Derfor må de to grupper ikke havne i samme liste eller samme regneark. Kolonnen Samtykke viser om der er givet samtykke på den enkelte deltager.

Rækkefølgen på listen

Under Indhold > Arrangementer står de kommende arrangementer øverst med det nærmeste først. Derefter kommer de afholdte, fra det senest afholdte til det ældste. Et arrangement over flere dage tæller som kommende til og med sidste dag. En kopi uden dato står allerøverst, så I kan se, at den mangler en dato.

Klik på en kolonneoverskrift (Titel, Dato, Type eller Tilmeldinger) for at sortere efter den, og klik igen for at vende rækkefølgen. En lille pil viser, hvad listen er sorteret efter. Tilmeldinger sorteres med flest tilmeldte først.

Knapperne på listen

Antallet af tilmeldte står som en knap i kolonnen Tilmeldinger, fx 22 tilmeldte. Den viser hvem der har tilmeldt sig netop dette arrangement. På et almindeligt arrangement åbner den CRM > Tilmeldinger med arrangementet allerede valgt. På en Gammel elevdag åbner den deltagerlisten med arrangementet valgt, fordi de tilmeldte dér med vilje holdes uden for CRM. Klokken under tallet viser, hvor mange påmindelser der er slået til.

Yderst til højre står fire knapper, to og to: Rediger og Se øverst, Duplikér og Slet nederst.

  • Rediger — ret oplysningerne
  • Se — åbner arrangementets side på hjemmesiden i en ny fane
  • Duplikér — laver en kopi som inaktiv kladde
  • Slet — fjerner arrangementet og de tilmeldte med det

Dato og tidspunkt står i samme kolonne, tidspunktet i gråt under datoen. Er et arrangement skjult fra hjemmesiden, står der Inaktiv ved titlen.

Rediger eller aflys

  • Rediger: Åbn arrangementet og ret oplysningerne
  • Aflys: Fjern fluebenet ved Aktiv — arrangementet fjernes fra hjemmesiden

Tip: Arrangementer vises automatisk på forsiden i sektionen “Arrangementer”, på /arrangementer-listen, og på dashboardet med antal tilmeldte.