Kontakter

Kontakter er kernen i CRM’et. Her administrerer I alle personer der har vist interesse for jeres efterskole.

Opret en kontakt

Gå til Elever > Kontakter
Klik + Ny kontakt
Under Eleven: skriv Elevens navn (for- og efternavn i samme felt), og vælg årgang og linje
Under Tilmelder (forælder / kontakt): skriv den I taler med, typisk en forælder. Lad det stå tomt, hvis I kun kender eleven
Klik Opret kontakt

Elevens navn skal kun skrives én gang. Det er det navn, der står øverst på kontaktsiden og på kortet i pipelinen. Flere forældre tilføjer I bagefter på kontaktsiden under Forældre og kontaktpersoner.

Tip: Kontakter oprettes også automatisk når nogen udfylder en tilmeldingsformular på jeres hjemmeside.

Søg og filtrer

Søgefelt: Søg på navn, email eller telefon
Status-filter: Filtrer efter pipeline-trin (Interesseret, Ansøgt, osv.)
Kilde-filter: Filtrer efter hvor kontakten kom fra (formular, manuelt, import)

Kontaktprofilen

Klik på en kontakt for at se:

Pipeline-trinene øverst: klik på et trin for at flytte kontakten
Elevens oplysninger: navn, ønsket linje, skoleår og årgang
Tidslinje: alt der er sket med kontakten på ét sted, nyeste øverst (se nedenfor)
Tilmeldinger: de arrangementer kontakten er tilmeldt, og i kolonnen Kom fra hvor familien kom fra, fx en Google-annonce, en anden side eller Uden kilde
Tilmelder: navn, mail, telefon og adresse på den I taler med
Forældre og kontaktpersoner: flere personer med egen mail og telefon
Ekstra information: de ekstra felter skolen bruger
Kilde og samtykke i højre side: hvor kontakten kom fra, og mail-samtykke og afmelding
Send mail: knappen øverst sender en mail til kontakten eller en forælder ud fra en skabelon. Se Send enkelt email

Tidslinjen

Øverst skriver I en note: vælg Note, Telefonopkald eller Møde, skriv, og tryk Ctrl+Enter eller Tilføj note. Herunder står alt i rækkefølge, nyeste først:

noter, opkald og møder (de kan redigeres, og I kan svare på dem) og mails sendt fra kontaktsiden
mails der er sendt automatisk, med status
flytninger mellem pipeline-trin
tilmeldinger og om kontakten mødte op
en fastgjort note øverst, hvis kontakten har en gammel note fra kontaktkortet

Sæt flueben ved Vis også ændringer af felter, hvis I vil se hvem der har rettet navn, mail og lignende. Er kontakten markeret som special elev, kan en note skrives som Special elev-note, og filteret over listen kan vise dem alene.

Skift pipeline-trin

Klik på et trin i rækken øverst på kontaktprofilen.

Trykker I på Afvist / ikke interesseret, åbner en boks under trinnene, hvor I vælger, hvorfor familien er faldet fra. Kontakten bliver først flyttet, når I trykker Flyt til Afvist / ikke interesseret i boksen. Annullér lukker boksen uden at flytte noget.

Mulige dubletter

Systemet holder automatisk øje med kontakter der ligner hinanden, fx samme telefonnummer, en mail med en tastefejl, eller samme elevnavn tilmeldt af to forskellige forældre. Et muligt par vises både på Dashboard under “Mulige dubletter” og som et gult banner øverst på kontaktprofilen.

To handlinger fra banneret eller kortet:

Læg sammen: Åbner en oversigt over hvad der flyttes (noter, mails, tilmeldinger m.m.), hvilke felter der er uenige, og hvilken mailadresse der beholdes. Intet ændres før I klikker Bekræft og læg sammen. Bagefter findes eleven kun én gang, og kontoret får en note om hvad der blev flyttet.
Ikke samme elev: Afviser parret. Advarslen kommer ikke igen for de to.

Tip: Er det den forkerte af de to der bliver “beholdt”? Gå til den andens kontaktprofil og tryk Læg sammen derfra i stedet. Banneret peger begge veje.

Arkivér en kontakt

Klik Arkivér på kontaktprofilen eller i listen. Kontakten flyttes til fanen Arkiverede (afviste), og alt bevares. Du vælger i vinduet, hvorfor den arkiveres. En arkiveret kontakt kan åbnes og flyttes tilbage. Tilmelder familien sig igen med samme mail, aktiveres den gamle kontakt igen, og der oprettes ingen ny.

Vil du slette en kontakt helt, så klik Arkivér og vælg Slet helt nederst i vinduet. Det er kun, hvis familien selv beder om det. Se Sletning af data.